1. Introduction

At Swiss Education Circle, we take the protection of your personal data very seriously. This Privacy Policy explains how we collect, process, and protect your personal data in accordance with the Swiss Federal Data Protection Act (nDSG - new law effective September 1, 2023) and applicable regulations.

2. Data Controller

AC Hospitality & Education Consultancy
Swiss Education Circle
Switzerland
Email: info@ayhanconer.com
Web: www.ayhanconer.com

3. Data We Collect

3.1 Identity and Contact Information

Name, surname, email address, phone number, postal address, and family information.

3.2 Student Information

Student's name, date of birth, age, educational background, academic documents (report cards, transcripts), language skills, preferred schools, and special interests.

Tools We Use

• Google Analytics: Website traffic analysis
• Google Drive: Document storage and sharing
• Stripe: Secure payment processing
• Google Calendar: Appointment management

3.3 Technical Data

IP address, browser type, device information, and website usage data (through cookies).

3.4 Payment Information

Payments are processed through Stripe. Your credit card information is securely stored directly by Stripe in compliance with PCI-DSS standards; we do not have access to this information.

4. Purposes and Legal Bases for Processing

We process your personal data for the following purposes and legal bases:

• Contract performance: Providing membership services, managing school application processes
• Legitimate interest: Improving our services, ensuring security
• Legal obligation: Tax and accounting records, legal notifications
• Explicit consent: Marketing communications (only with your approval)

5. Data Sharing and International Transfer

We may share your personal data with:

• Swiss and UK boarding schools you apply to
• Our payment processor Stripe (USA - Privacy Shield certified)
• Cloud storage service Google Drive (USA - under Standard Contractual Clauses)
• Competent authorities when legally required

6. Data Security

We implement the following technical and organizational measures to protect your data:

• SSL/TLS encryption (HTTPS)
• Secure servers and firewalls
• Role-based access control
• Regular security assessments and updates
• Staff confidentiality training

7. Data Retention

We retain your personal data for the following periods:

• Membership data: Membership period + 2 years
• Application documents: 5 years after application completion
• Invoice and payment records: 10 years (Swiss legal requirement)
• Communication records: 3 years

After these periods, your data will be securely deleted or anonymized.

8. Automated Decision-Making and Profiling

We do not use fully automated decision-making or profiling in our services. All assessments and recommendations are made personally by our expert consultants.

9. Your Rights

Under the Swiss Data Protection Act (nDSG), you have the following rights:

• Right to information: Know what data is being processed
• Right of access: Request a copy of your data
• Right to rectification: Request correction of inaccurate data
• Right to erasure: Request deletion under certain conditions
• Right to object: Object to data processing
• Right to data portability: Receive your data in a structured format
• Right to withdraw consent: Withdraw your consent at any time

To exercise these rights, please contact us at info@ayhanconer.com. We will respond to your request within 30 days.

10. Cookies

Our website uses the following types of cookies:

• Essential cookies: Required for the site to function
• Analytics cookies: To analyze site traffic (Google Analytics)
• Preference cookies: To remember your language and display preferences

You can manage or disable cookies through your browser settings. However, disabling some cookies may affect site functionality.

11. Right to Complain

If you have a complaint about our data processing activities, we ask that you first contact us. If we cannot resolve your issue, you have the right to file a complaint with the Swiss Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC):

12. Changes

We may update this Privacy Policy from time to time. We will notify you of significant changes by email or through a prominent notice on our website. The current version is always available on this page.

1. Einleitung

Bei Swiss Education Circle nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten gemäss dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (nDSG - neues Gesetz in Kraft seit 1. September 2023) und den geltenden Vorschriften erheben, verarbeiten und schützen.

2. Verantwortlicher

AC Hospitality & Education Consultancy
Swiss Education Circle
Schweiz
E-Mail: info@ayhanconer.com
Web: www.ayhanconer.com

3. Erhobene Daten

3.1 Identitäts- und Kontaktdaten

Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift und Familieninformationen.

3.2 Schülerinformationen

Name des Schülers, Geburtsdatum, Alter, Bildungshintergrund, akademische Dokumente (Zeugnisse, Transkripte), Sprachkenntnisse, bevorzugte Schulen und besondere Interessen.

3.3 Technische Daten

IP-Adresse, Browsertyp, Geräteinformationen und Website-Nutzungsdaten (durch Cookies).

3.4 Zahlungsinformationen

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. Ihre Kreditkartendaten werden direkt und sicher von Stripe gemäss PCI-DSS-Standards gespeichert; wir haben keinen Zugriff auf diese Informationen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken und Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: Bereitstellung von Mitgliedschaftsdiensten, Verwaltung von Schulbewerbungsprozessen
• Berechtigtes Interesse: Verbesserung unserer Dienstleistungen, Gewährleistung der Sicherheit
• Gesetzliche Verpflichtung: Steuer- und Buchhaltungsunterlagen, gesetzliche Mitteilungen
• Ausdrückliche Einwilligung: Marketing-Kommunikation (nur mit Ihrer Zustimmung)

5. Datenweitergabe und internationale Übermittlung

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an folgende Parteien weitergeben:

• Schweizer und britische Internate, bei denen Sie sich bewerben
• Unseren Zahlungsdienstleister Stripe (USA - Privacy Shield zertifiziert)
• Cloud-Speicherdienst Google Drive (USA - unter Standardvertragsklauseln)
• Zuständige Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung

6. Datensicherheit

Wir setzen folgende technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

• SSL/TLS-Verschlüsselung (HTTPS)
• Sichere Server und Firewalls
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Regelmässige Sicherheitsbewertungen und Updates
• Vertraulichkeitsschulung für Mitarbeiter

7. Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zeiträume auf:

• Mitgliedschaftsdaten: Mitgliedschaftszeitraum + 2 Jahre
• Bewerbungsunterlagen: 5 Jahre nach Abschluss der Bewerbung
• Rechnungs- und Zahlungsunterlagen: 10 Jahre (Schweizer gesetzliche Anforderung)
• Kommunikationsaufzeichnungen: 3 Jahre

Nach Ablauf dieser Fristen werden Ihre Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Wir verwenden in unseren Dienstleistungen keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling. Alle Bewertungen und Empfehlungen werden persönlich von unseren Fachberatern vorgenommen.

9. Ihre Rechte

Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Erfahren, welche Daten verarbeitet werden
• Zugangsrecht: Eine Kopie Ihrer Daten anfordern
• Recht auf Berichtigung: Korrektur unrichtiger Daten verlangen
• Recht auf Löschung: Unter bestimmten Bedingungen Löschung verlangen
• Widerspruchsrecht: Der Datenverarbeitung widersprechen
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in strukturiertem Format erhalten
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter info@ayhanconer.com. Wir werden innerhalb von 30 Tagen auf Ihre Anfrage antworten.

10. Cookies

Unsere Website verwendet folgende Arten von Cookies:

• Notwendige Cookies: Erforderlich für die Funktion der Website
• Analyse-Cookies: Zur Analyse des Website-Verkehrs (Google Analytics)
• Präferenz-Cookies: Um Ihre Sprach- und Anzeigeeinstellungen zu speichern

Sie können Cookies über Ihre Browsereinstellungen verwalten oder deaktivieren. Das Deaktivieren einiger Cookies kann jedoch die Website-Funktionalität beeinträchtigen.

11. Beschwerderecht

Wenn Sie eine Beschwerde über unsere Datenverarbeitungsaktivitäten haben, bitten wir Sie, uns zunächst zu kontaktieren. Wenn wir Ihr Anliegen nicht lösen können, haben Sie das Recht, eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einzureichen:

12. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie per E-Mail oder durch eine auffällige Mitteilung auf unserer Website informieren. Die aktuelle Version ist immer auf dieser Seite verfügbar.